La implantación del SIC es progresiva y escalonada, comenzando con el examen de las áreas de decisión más sensibles penalmente y la acreditación de las decisiones que potencialmente pueden contagiar a los órganos superiores de dirección de la organización (Consejo de Administración, Presidencia, Dirección General…) y prestando atención prioritaria al procedimiento y la trazabilidad de las decisiones de las que pudieran derivarse imputaciones penales o graves sanciones administrativas relacionadas con los delitos por los que pueden exigirse responsabilidad penal a una persona jurídica.

Este proceso se realiza en las siguientes fases:

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Fase 1. Evaluación

Marca Franca examina la estructura de la organización, evalúan sus procesos decisorios en todos sus niveles y rangos, señalan los riesgos penales a los que pueden dar lugar, proponen medidas para detectar y evitar prácticas ilegales e indican qué medio de prueba es el más adecuado para contener, en cada caso, la responsabilidad penal derivada de posibles delitos.

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Fase 2. Implementación

El equipo técnico de Marca Franca incorpora las soluciones informáticas y elabora un sistema integrado de gestión documental que identifica fehacientemente a las personas usuarias, así como el día, el lugar y la hora en que se adopta cada decisión de la que sea posible que se deriven consecuencias penales.

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Fase 3. Encriptación y custodia

Toda la información recogida en el SIC es remitida automáticamente al órgano responsable de cumplimiento en la organización y a Marca Franca, que la encripta y la custodia en su base de datos. De este modo, Marca Franca opera como un tercera persona garante de la veracidad de la información y puede certificar en sede judicial que los datos obtenidos a través del SIC son indubitados, con identificación de las personas intervinientes, la hora, el lugar y el momento en que los hechos fueron puestos en conocimiento de los órganos responsables de la empresa a través de los protocolos habilitados para ello.

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Fase 4. Control de cumplimiento

El sistema de evaluación y fiscalización constante de la actividad vinculada a las áreas de riesgo de la organización varía cuando lo hacen sus necesidades y prioridades, por lo que cabe incorporar procesos de control ad hoc de actividades o departamentos. Marca Franca puede valorar la información y reportar sus conclusiones al órgano encargado del cumplimiento en la organización (compliance officer). Esos informes periódicos son, a su vez, prueba de que la persona jurídica está comprometida con el control de la observancia de sus normas y protocolos, incorporando todas las adaptaciones y mejoras necesarias según las recomendaciones y advertencias recibidas.

El programa piloto

Antes de iniciar el despliegue del SIC, Marca Franca elabora, en colaboración con la organización, un piloto que recogerá los principales procedimientos que pudiesen tener una hipotética deriva penal y que ordenan las decisiones que finalmente culminan en la Administración  de la organización.